LEON CONSULTING Σύµβουλοι Παραγωγικότητας ΕπιχειρήσεωνΣυγχρονισµός και ευθυγράµµιση των λειτουργιών µε την επιχείρησηΕνιαία Κωδικοποίηση Αναλεξικογράφηση Υλικών Νίκος Λεών Dipl.-Ing. Σύµβουλος Μηχανικός Ειδικός σε θέµατα αύξησης ΠαραγωγικότηταςΕισαγωγή Βασική παράµετρος της αποτελεσµατικότητας των συγχρόνων συστηµάτων διαχείρισης υλικών είναι και η ορθή κωδικοποίηση. Καθώς κάθε υλικό είναι µοναδικό, ο κωδικός αναγνώρισής του καθώς και η περιγραφή του πρέπει και αυτά να είναι µοναδικά. Κάθε εταιρεία προσπαθεί να διαχειρισθεί το Βασικό Αρχείο των Υλικών της (Master Data) εφαρµόζοντας ένα σύστηµα κωδικοποίησης που σχεδιάσθηκε κάποτε στο παρελθόν, το οποίο ενώ όταν σχεδιάσθηκε ταίριαζε στις ανάγκες της, σήµερα όµως δεν ανταποκρίνεται. Οι περιγραφές των υλικών πολύ συχνά δεν ανταποκρίνονται στις σύγχρονες απαιτήσεις και η χρήση µη δόκιµων όρων δεν είναι σπάνιο φαινόµενο. Οι ανάγκες συνεχώς εξελίσσονται, τα υλικά αλλάζουν, άλλα αποσύρονται, άλλα αντικαθίστανται από άλλα, οι προδιαγραφές και πρότυπα που τα διέπουν αλλάζουν, οι προµηθευτές αλλάζουν, θα πρέπει εποµένως και το βασικό αρχείο να παρακολουθεί την εξέλιξη και να µη µένει το ίδιο. Με τη πάροδο του χρόνου και την είσοδο στο σύστηµα νέων υλικών δηµιουργούνται συνεχώς νέοι κωδικοί η λογική των οποίων δεν συµβαδίζει µε την αρχικά σχεδιασµένη λογική µε αποτέλεσµα η ποιότητα των στοιχείων του αρχείου να αρχίζει να φθίνει. Η αναζήτηση δεν είναι πλέον ευχερής, µε αποτέλεσµα να αρχίζουν να παρατηρούνται φαινόµενα διπλοεγγραφών. Από ένα σηµείο και µετά η διαχείριση του αρχείου καθίσταται δυσχερής, χάνεται η διαφάνεια του αρχείου και η άντληση πληροφοριών από το σύστηµα για τη λήψη κρίσιµων αποφάσεων καθίσταται αδύνατη. Το πρόβληµα καθίσταται πιο έντονο στις εταιρείες που έχουν πολλαπλές αποκεντρωµένες αποθήκες, ιδιαίτερα δε στις εταιρείες που συγχωνεύονται ή εξαγοράζονται.Η διακίνηση υλικών συνεπάγεται και τη διακίνηση των πληροφοριών που τα συνοδεύουν. Η ανταλλαγή πληροφοριών που αφορούν στα αγαθά που διακινούνται αποτελεί ένα σηµαντικό τµήµα στη διαδικασία των εµπορικών συναλλαγών,. η υλοποίηση των οποίων εξαρτάται από την διαθεσιµότητα των πληροφοριών. Οι πελάτες σήµερα – εσωτερικοί και εξωτερικοί – απαιτούν ταχύτερη υλοποίηση των εντολών τους µε το µικρότερο δυνατό κόστος. Είναι πλέον εµφανής η ανάγκη της στρατηγικής τοποθέτησης της λειτουργίας των προµηθειών στην εφοδιαστική αλυσίδα. Η βέλτιστη λειτουργία των προµηθειών προϋποθέτει την ύπαρξη επακριβούς προσδιορισµού των υλικών. Η αξιόπιστη λειτουργία του εγκατεστηµένου εξοπλισµού και των διαδικασιών συντήρησης του εξαρτώνται από την αξιοπιστία των σχετικών µε αυτά πληροφοριών.Η αξία της πληροφορίας Η αξία οποιασδήποτε πληροφορίας είναι ανάλογη •της σχετικότητάς της(relevance)•της έγκαιρης διαθεσιµότητάς της (timeliness)Σκουφά 23 – Κεφαλάρι, 145 62 Κηφισιά Τηλ. 210-8085146 Fax 210-6233231 Email leonnl@gmail.comLEON CONSULTING Σύµβουλοι Παραγωγικότητας ΕπιχειρήσεωνΣυγχρονισµός και ευθυγράµµιση των λειτουργιών µε την επιχείρηση•της ακρίβειάς της (accuracy)•της δυνατότητας πρόσβασης σε αυτήν (accessibility) …η αδυναµία διενέργειας της κατάλληλης ανάλυσης των αγορών επιβαρύνουν τις επιχειρήσεις ετησίως µε το ποσό των $260 δισεκατοµµυρίων σε απώλειες εξοικονόµησης πόρων. Aberdeen Group, “The Spending Analysis Benchmark Report: Dissecting a CorporateΟι υπεύθυνοι των Προµηθειών, οι Μηχανικοί της Λειτουργίας και της Συντήρησης, οι Μηχανικοί που σχεδιάζουν νέα έργα, οι επιφορτισµένοι µε την οικονοµική διαχείριση έχουν όλοι τους ανάγκη να αντλούν πληροφορίες από το πληροφοριακό σύστηµα αλλά ο καθένας τους για διαφορετικό σκοπό. Κάθε ανώτερο στέλεχος επιχείρησης δυσκολεύεται να έχει εύκολα τις απαντήσεις στα παρακάτω εύλογα ερωτήµατά του : 1. Πόσα ξοδεύουµε; 2. Σε ποια προϊόντα; 3. Από ποιούς προµηθευτές;Η ελλιπής πληροφορία, η κύρια αιτία της έλλειψης διαφάνειας (lack of visibility) Η σωστή και στην ώρα της πληροφορία προσδίδει την απαραίτητη διαφάνεια (visibility) στο σύστηµα και κατ’ επέκταση στην εφοδιαστική αλυσίδα.. Γιατί δεν έχουµε διαφάνεια; ∆ιότι τα δεδοµένα των υλικών που διακινούνται και εισάγονται στο σύστηµα δεν ταξινοµούνται στον σωστό κωδικό. Έτσι µπορεί να υπάρχουν διάφορα ανόµοια υλικά µεταξύ τους που ταξινοµούνται στον ίδιο κωδικό (λάθος κωδικού) καθώς και όµοια υλικά που ταξινοµούνται σε παραπάνω του ενός κωδικού (διπλοεγγραφές). Επίσης επειδή υπάρχουν αποκεντρωµένοι αποθηκευτικοί χώροι, οι οποίοι δεν είναι συντονισµένοι µεταξύ τους, παρατηρείται το φαινόµενο ένα υλικό να ταξινοµείται σε έναν κωδικό σε µια τοποθεσία, και σε άλλον σε άλλη τοποθεσία.Καθαρό βασικό Αρχείο Υλικών, η βασική προϋπόθεση για την επίτευξη διαφάνειας (visibility) Τα προβληµατικά αρχεία περιέχουν εγγραφές οι οποίες είναι αδόµητες, και δεν δηµιουργήθηκαν ακολουθώντας κάποια µεθοδολογία. Συνήθως οι εγγραφές εµφανίζουν ένα ή συνδυασµό των εξής προβληµάτων. 1. Ορισµένα στοιχεία είναι ελλιπή µε αποτέλεσµα να είναι αδύνατος ο πλήρης και επακριβής προσδιορισµός του υλικού 2. Ορισµένα από τα στοιχεία που δίδονται εµπεριέχουν διάφορα είδη λαθών (λάθη πληκτρολόγησης, αναγραµµατισµοί, συντοµογραφίες µη συµβατές µεταξύ τους, κλπ.) 3. Ορισµένα από τα στοιχεία που δίδονται είναι αντικρουόµενα 4. Ορισµένα από τα στοιχεία που δίδονται εµπεριέχουν πλεονάζουσα πληροφορίαΣκουφά 23 – Κεφαλάρι, 145 62 Κηφισιά Τηλ. 210-8085146 Fax 210-6233231 Email leonnl@gmail.comLEON CONSULTING Σύµβουλοι Παραγωγικότητας ΕπιχειρήσεωνΣυγχρονισµός και ευθυγράµµιση των λειτουργιών µε την επιχείρηση5. Υπάρχουν διπλές εγγραφές (Ίδιο υλικό καταχωρηµένο σε παραπάνω από έναν κωδικό) 6. Τα υλικά δεν είναι οµαδοποιηµένα και ταξινοµηµένα µε µια ιεραρχική δοµή. 7. ∆εν υπάρχει διασύνδεση των υλικών µε εναλλακτικά υλικά Ως αποτέλεσµα οι επιχειρήσεις αντιµετωπίζουν τα εξής προβλήµατα στη λειτουργία τους: 1. Η ανεύρεση του κατάλληλου υλικού (σε περίπτωση που αυτό υπάρχει σε κάποια άλλη µονάδα της επιχείρησης) δεν είναι ευχερής 2. Οι τιµές αγοράς ιδίων υλικών διαφέρουν (από µονάδα σε µονάδα) 3. Η διαδικασία προµηθειών είναι χρονοβόρα Στο επίπεδο κεντρικού συντονισµού και διαχείρισης στη ∆ιεύθυνση Προµηθειών τα προβλήµατα είναι τα εξής: 1. Ο κεντρικός συντονισµός των Προµηθειών καθίσταται δυσχερής 2. Τα αποθέµατα βρίσκονται σε υψηλά επίπεδα 3. Υπάρχουν πολλά υλικά τα οποία δεν κινούνται 4. ∆εν φαίνεται να υπάρχει ικανοποιητικός έλεγχος και συντονισµός της κατανοµής των υλικών στις διάφορες µονάδες της επιχείρησης. 5. ∆εν είναι ευχερής η ενηµέρωση του αρχείου µε τις όποιες αλλαγές των προτύπων (EN Standards κλπ.) Το πρόβληµα αυτό συναντάται στις περισσότερες βιοµηχανίες στην Ελλάδα αλλά και διεθνώς. Τα λάθη αυτά οφείλονται κυρίως στην λαθεµένη απόφαση αυτού που τοποθετεί τον κωδικό στο είδος να το ταξινοµήσει σε έναν κωδικό αντί σε κάποιον άλλο. Η αµφιβολία του ανθρώπου που ταξινοµεί µπορεί να περιοριστεί αν οι περιγραφές του βασικού αρχείου είναι πλήρεις και αδιαµφισβήτητες. Για να επιτευχθεί αυτό χρειάζεται να υπάρχει ένα σχέδιο κωδικοποίησης, ένα είδος λεξικού. Με την συστηµατική διόρθωση αλλά και τη συντήρηση του βασικού αρχείου των υλικών ούτως ώστε οι περιγραφές να είναι αδιαµφισβήτητες τα λάθη περιορίζονται. Η αποτελεσµατικότητα της διαχείρισης του Βασικού Αρχείου των Υλικών είναι το κλειδί στην επιτυχή υλοποίηση ενός προγράµµατος βελτιστοποίησης του κυκλώµατος προµηθειώναποθεµάτων µιας επιχείρησης από την εκδήλωση και τον προσδιορισµό της ανάγκης ως την παραλαβή, την αποθήκευση και τη χρήση του υλικού. Όσο πιο πλήρη, ακριβή και ενηµερωµένα είναι τα δεδοµένα του Βασικού Αρχείου των Υλικών, τόσο πιο αποτελεσµατικά και εύκολα «ρέουν» τα υλικά, διασφαλίζοντας συγχρόνως ότι τα αποθέµατα παραµένουν συνεχώς στα απαραίτητα επίπεδα, και κατ’ επέκταση η επιχείρηση παράγει προστιθέµενη αξία πάνω στα υλικά που διακινεί. Είναι προφανές ότι το Βασικό Αρχείο είναι • • • •ο ακρογωνιαίος λίθος στη διαδικασία λήψης αποφάσεων κατά τον σχεδιασµό (planning) και τη σύνταξη του προϋπολογισµού (budget). Αποτελεί τη βάση για την ανάλυση των δαπανών ανά οµάδα υλικών (spend analysis) Η αυξηµένη ποιότητα των στοιχείων του Βασικού Αρχείου συµβάλλουν στην επίτευξη συµµόρφωσης προς τους κανονισµούς και τα πρότυπα Εξασφαλίζει αυξηµένη uptime και ελαχιστοποίηση φαινοµένων ελλείψεων υλικώνΣκουφά 23 – Κεφαλάρι, 145 62 Κηφισιά Τηλ. 210-8085146 Fax 210-6233231 Email leonnl@gmail.comLEON CONSULTING Σύµβουλοι Παραγωγικότητας ΕπιχειρήσεωνΣυγχρονισµός και ευθυγράµµιση των λειτουργιών µε την επιχείρησηΌλα τα παραπάνω οδηγούν στην επιτάχυνση των διαδικασιών, πράγµα που αυξάνει την ικανοποίηση των πελατών και τελικά σε αύξηση του ROI της επιχείρησης.Στρατηγική για την αποτελεσµατική διοίκηση των δεδοµένων του Βασικού Αρχείου Η αποτελεσµατική διοίκηση του Βασικού Αρχείου δεν είναι µια µεµονωµένη ενέργεια αλλά απαιτεί τη θέση σε λειτουργία µιας πολιτικής όλης της επιχείρησης για την πιστοποίηση προµηθευτών, τη χρήση της τεχνολογίας, τη ροή των διαδικασιών (workflow), τα πρότυπα, τους ρόλους και τις υπευθυνότητες και τη συνεχή παρακολούθηση (monitoring). Η διαδικασία αυτή απαρτίζεται από τέσσερα βήµατα 1. 2. 3. 4.Καθαρισµός και κανονικοποίηση των δεδοµένων Πιστοποίηση των Προµηθευτών Οργάνωση της Αποθήκης ∆ιαδικασίες συνεχούς συντήρησης του Αρχείου (Process for ongoing maintenance)Καθαρισµός και κανονικοποίηση των δεδοµένων Ένα καλά σχεδιασµένο πρόγραµµα καθαρισµού δεδοµένων, ανεξάρτητα από το αν γίνεται από την ίδια την επιχείρηση είτε από εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών, πρέπει να καλύπτει τα παρακάτω σηµεία: • • • • •Ταυτοποίηση των Ειδών Ταξινόµηση και Κωδικοποίηση Χρήση χαρακτηριστικών (attributes) Πρότυπα που εφαρµόζονται ΕµπλουτισµόςΤαυτοποίηση των Ειδών Συχνά ο συνδυασµός part number και σύντοµης περιγραφής είναι απαραίτητα για την αδιαµφισβήτητη ταυτοποίηση ενός είδους. Ο καθαρισµός των δεδοµένων πρέπει λοιπόν να περιλαµβάνει τον ακριβή προσδιορισµό part number και την πληρότητα της περιγραφής του είδους. Επιπρόσθετα πρέπει οι περιγραφές να είναι «κανονικοποιηµένες» (µε αφαίρεση των συντοµεύσεων όπου χρειάζεται) και εξασφάλιση «ορθολογικής οργάνωσης» (λογική σειρά των περιγραφών ανά χαρακτηριστικό). Ταξινόµηση και Κωδικοποίηση Συστήνεται η ταξινόµηση να υποστηρίζει µια ιεραρχική δοµή. Το πλέον αποτελεσµατικό, ακριβές και ευέλικτο σύστηµα ταξινόµησης που υπάρχει σήµερα διεθνώς και µακράν το πιο διαδεδοµένο1 είναι το σύστηµα UNSPSC®2 (Universal Standard Products and Services 1Περισσότερες από 4000 επιχειρήσεις από 80 χώρες είναι µέλη του UNSPSC®. Το σύστηµα ενηµερώνεται συνεχώς Μερικές γνωστές εταιρείες που το έχουν εφαρµόσει είναι οι ABB, Abbott Laboratories, Air Liquide ,American Petroleum Institute, Baxter International, Bosch Braking Systems, BP Amoco, Chevron Corporation, Conoco, DaimlerChrysler, Dow Chemical, ExxonMobil, General Electric , General Motors, Halliburton, Lockheed Martin, Marsh Industries, Motorola, PricewaterhouseCoopers, Weatherford International, WESCO Distribution ,Whirlpool, κλπ. 2 Το σύστηµα UNSPSC αναπτύχθηκε το 1998 από το United Nations Development Programme (UNDP) από κοινού µε την εταιρεία Dun & Bradstreet Corporation (D & B) και αποτελεί την προσαρµογή στον µη στρατιωτικό χώρο του συστήµατος κωδικοποίησης του ΝΑΤΟ. Η διαχείριση καιΣκουφά 23 – Κεφαλάρι, 145 62 Κηφισιά Τηλ. 210-8085146 Fax 210-6233231 Email leonnl@gmail.comLEON CONSULTING Σύµβουλοι Παραγωγικότητας ΕπιχειρήσεωνΣυγχρονισµός και ευθυγράµµιση των λειτουργιών µε την επιχείρησηCode). Αυτό το σύστηµα ταξινόµησης είναι ιεραρχικό τεσσάρων επιπέδων3, και επιτυγχάνει πλήρη διαφάνεια (visibility) όσον αφορά στην ανάλυση των αγορών υλικών και υπηρεσιών (spend analysis ) στο επίπεδο µιας ολόκληρης επιχείρησης ή ενός οµίλου.Τα πλεονεκτήµατα του UNSPSC® είναι : 1. Γρήγορη και εύκολη αναζήτηση πληροφοριών για προϊόντα (drill down) 2. Καθιστά δυνατή την ανάλυση των δαπανών ανά οµάδα προϊόντων µέσω της ιεραρχικής δοµής του Χρήση Χαρακτηριστικών Τα χαρακτηριστικά είναι απαραίτητα για την διαδικασία παραγωγής και για την διαχείριση του εργοστασιακού εξοπλισµού (συντήρηση και ταυτοποίηση ανταλλακτικών). Παρέχουν στο χρήστη την απαραίτητη πληροφόρηση των τεχνικών χαρακτηριστικών (specifications) σε ξεκάθαρη και περιληπτική µορφή. Η πιο δηµοφιλής σε διεθνές επίπεδο βάση χαρακτηριστικών είναι αυτή που παρέχει η eOTD4 (ECCMA Open Technical Dictionary)5. Το eOTD δεν είναι απλά ένα πρότυπο τεχνικών χαρακτηριστικών, παρέχει ένα πλήρες πλαίσιο προσδιορισµού ενός προϊόντος περιλαµβάνει την πρότυπη ονοµασία του είδους (standard class name), τη λίστα των χαρακτηριστικών (properties), την τυποποιηµένη κατάσταση των τιµών κάθε χαρακτηριστικού (standardized representation of values), τις µονάδες µέτρησης (UOMs) καθώς και την παραποµπή (cross reference) σε διάφορα άλλα πρότυπα κωδικοποίησης. Το eOTD (ECCMA OPEN TECHNICAL DICTIONARY) είναι ένα πρότυπο τεχνικό λεξικό ταξινόµησης υλικών το οποίο βασίζεται στα πρότυπα ISO 22745 (Industrial automation systems and integration — Open Technical Dictionary) και ISO 8000 (Master Data Quality) καθώς και σε άλλα διεθνή ανοικτά πρότυπα. Στόχος του λεξικού είναι η αδιαµφισβήτητη ταύτιση των υλικών που διακινούνται και ανταλλάσσονται µε τις προσδιοριστικές πληροφορίες που τα συνοδεύουν, γεγονός που προσδίδει την απαραίτητη διαφάνεια στις εφοδιαστικές αλυσίδες.η συντήρηση του συστήµατος έχει ανατεθεί στον µη κερδοσκοπικό οργανισµό ECCMA (Electronic Commerce Code Management Association) τον δηµιουργό του eOTD. 3 Τοµέας (Segment), Οικογένεια (Family), Κλάση (Class), Βασικό Προϊόν (Commodity) 4 Το σύστηµα eOTD αναπτύχθηκε από την ECCMA (Electronic Commerce Code Management Association) έναν µη κερδοσκοπικό διεθνή οργανισµό ο οποίος έχει σαν σκοπό να βελτιώσει την ποιότητα και να µειώσει το κόστος των βασικών αρχείων (Master Data) µέσω της δηµιουργίας και της προώθησης του ∆ιεθνούς Προτύπου για την Ποιότητα των Βασικών Αρχείων (International Standards for Master Data Quality). Το σύστηµα αποτελεί τη βάση πάνω στην οποία δοµείται το ∆ιεθνές Πρότυπο ISO 8000 (Catalogue management systems) και το οποίο βρίσκεται στη φάση της επεξεργασίας. 5 Υπάρχει και ένα άλλο σύστηµα ταξινόµησης το σύστηµα eCl@ss το οποίο ξεκίνησε µε πρωτοβουλία διαφόρων Γερµανικών Επιχειρήσεων. Το σύστηµα αυτό είναι συγχρόνως και ιεραρχικό και περιέχει χαρακτηριστικά. Από αυτή την άποψη εµφαίνεται πλήρες, αλλά είναι πολύ πρόσφατο και δεν έχει το βάθος των συστηµάτων UNSPSC και eOTD.Σκουφά 23 – Κεφαλάρι, 145 62 Κηφισιά Τηλ. 210-8085146 Fax 210-6233231 Email leonnl@gmail.comLEON CONSULTING Σύµβουλοι Παραγωγικότητας ΕπιχειρήσεωνΣυγχρονισµός και ευθυγράµµιση των λειτουργιών µε την επιχείρησηΓια την πραγµατοποίηση της εργασίας του καθαρισµού των δεδοµένων χρειάζεται να έχει εκπονηθεί πρώτα το σχέδιο κωδικοποίησης – λεξικογράφησης το οποίο αρµόζει στον τρόπο λειτουργίας του κάθε οργανισµού. Στην παρακάτω εικόνα παρουσιάζεται µε ένα παράδειγµα (ρουλεµάν) η διασύνδεση των UNSPSC και eOTD.Σχήµα 1 (Παράδειγµα) UNSPSC BearingsΗ τελευταία βαθµίδα του UNSPSC στο επίπεδο commodity είναι ο κωδικός 31.17.15.04 Ball bearings, το οποίο αντιστοιχεί σε 12 ζεύγη name-modifier ρουλεµάν, και το καθένα συνοδεύεται από τα χαρακτηριστικά του.(Βλ. σχήµα 1). Σχήµα 2 (Παράδειγµα) eOTD Ball BearingΣκουφά 23 – Κεφαλάρι, 145 62 Κηφισιά Τηλ. 210-8085146 Fax 210-6233231 Email leonnl@gmail.comLEON CONSULTING Σύµβουλοι Παραγωγικότητας ΕπιχειρήσεωνΣυγχρονισµός και ευθυγράµµιση των λειτουργιών µε την επιχείρησηΤο commodity (ή µερικές φορές το class) έρχεται και συνδέεται µε το noun-modifier του λεξικού της eOTD το οποίο εµπεριέχει τα χαρακτηριστικά (attributes) τα οποία είναι απαραίτητα για την προµήθεια του υλικού(Βλ. σχήµα 2)Η εργασία καθαρισµού των δεδοµένων Ο καθαρισµός δεδοµένων διακρίνεται σε τρία επίπεδα: ΕπίπεδοΠεριγραφήΙΕπακριβής προσδιορισµός του είδους (Noun, Modifier)ΙΙΣυµπλήρωση των χαρακτηριστικών που υπάρχουν στο πρωτογενές αρχείοΙΙΙΕµπλουτισµός των χαρακτηριστικών χρησιµοποιώντας εξωτερικές πηγέςΜετά τον καθαρισµό του αρχείου όλες οι οµοειδείς εγγραφές είναι συµβατές µεταξύ τους, και τα δεδοµένα είναι πλέον αδιαµφισβήτητα, ακριβή και πλήρη. Με τον τρόπο αυτό το βασικό αρχείο δεδοµένων θα είναι χρήσιµο από όλα τα τµήµατα της επιχείρησης. Είναι γνωστό ότι το τµήµα προµηθειών προκειµένου να παραγγείλει ένα υλικό χρειάζεται τον κωδικό αριθµό και τον προµηθευτή ενώ ο µηχανικός που αναζητεί ένα υλικό ίσως και να χρειάζεται 20 και πλέον τεχνικά χαρακτηριστικά για να το προσδιορίσει. Τα σωστά δεδοµένα περιέχουν όλα τα απαραίτητα χαρακτηριστικά για να µπορεί να ταυτοποιηθεί πλήρως ένα υλικό.Οφέλη από την εργασία καθαρισµού των δεδοµένων Με τον καθαρισµό των δεδοµένων τα δεδοµένα θα είναι πλέον δοµηµένα ούτως ώστε να είναι ευχερής η διαχείριση των υλικών. Συνήθως µια διαδικασία καθαρισµού δεδοµένων έχει αποτελέσµατα ολίγους µήνες µετά την εργασία καθαρισµού. Η διαδικασία καθαρισµού συντελείται σε τέσσερις φάσεις.A φάση – Ταξινόµηση σε οµοειδείς κατηγορίες Στη πρώτη φάση οι πληροφορίες που εµπεριέχονται σε κάθε εγγραφή ταξινοµούνται σε οµοειδείς κατηγορίες χωρίς να γίνεται στη φάση αυτή έλεγχος ορθότητας των στοιχείων.Β Φάση – Ονοµατοποίηση των υλικών Στη δεύτερη φάση επιλέγονται τα κύρια και δευτερεύοντα χαρακτηριστικά των υλικών ως εξής: a. Επιλέγεται το κύριο χαρακτηριστικό κάθε υλικού ή «ΟΝΟΜΑΣΙΑ» (noun) b. Επιλέγεται το δευτερεύον χαρακτηριστικό κάθε υλικού ή «ΜΕΤΑΤΡΟΠΕΑΣ» (modifier) c. Κάθε ζεύγος «ΟΝΟΜΑΣΙΑΣ» - «ΜΕΤΑΤΡΟΠΕΑ» αναλύεται σε µια σειρά πεδίων που αναφέρονται σε χαρακτηριστικά (attributes) διαφορετικά για κάθε ζεύγος. Τα πεδία αυτά εφόσον συµπληρωθούν και ελεγχθούν προσδιορίζουν επακριβώς το υλικό. d. Τα διάφορα πεδία συµπληρώνονται µε τα στοιχεία των υπολοίπων χαρακτηριστικών (εκτός του κύριου και του δευτερεύοντος) που προέκυψαν κατά την πρώτη φάση. Τα πεδία που µένουν ασυµπλήρωτα προσδιορίζουν τα στοιχεία που λείπουν.Σκουφά 23 – Κεφαλάρι, 145 62 Κηφισιά Τηλ. 210-8085146 Fax 210-6233231 Email leonnl@gmail.comLEON CONSULTING Σύµβουλοι Παραγωγικότητας ΕπιχειρήσεωνΣυγχρονισµός και ευθυγράµµιση των λειτουργιών µε την επιχείρησηe. Τα συµπληρωµένα πεδία ελέγχονται ως προς την ορθότητά τους συµβουλευόµενοι καταλόγους κατασκευαστών, καθώς και πρότυπα. Γίνονται οι αναγκαίες διορθώσεις και η επικαιροποίηση των δεδοµένων. Η ταξινόµηση αυτή εφαρµόζεται ευρέως διεθνώς και προσδίδει πλήρη ορατότητα στην εφοδιαστική αλυσίδα και στο βασικό αρχείο υλικών όσον αφορά στην ανάλυση των εκροών για αγορές υλικών. Η εφαρµογή της συγκεκριµένης µεθοδολογίας εξασφαλίζει την µοναδικότητα κάθε υλικού.Γ φάση – Εντοπισµός διπλοεγγραφών Στην Τρίτη φάση γίνεται ο εντοπισµός των διπλοεγγραφών. Για την ολοκλήρωση της φάσης αυτής απαιτείται η ταύτιση των υλικών να είναι πλήρης. Αν τα στοιχεία δεν είναι πλήρη και δεν είναι δυνατή η επακριβής ταύτιση του υλικού, ο χαρακτηρισµός «διπλοεγγραφή»6 είναι διακινδυνευµένος. ∆εδοµένου ότι όπως προέκυψε από την επεξεργασία του αρχείου τα στοιχεία είναι ως επί το πλείστον ελλιπή, σηµειώνονται κωδικοί για τους οποίους υπάρχουν σοβαρές ενδείξεις ότι πρόκειται για διπλοεγγραφές. Η επιχείρηση µπορεί να συµπληρώσει τα στοιχεία που λείπουν ώστε να εξασφαλισθεί ο εντοπισµός των διπλοεγγραφών και να προσδιορισθούν επακριβώς οι πραγµατικές αναλώσεις των υλικών αυτών.∆ φάση – Σύνθεση του λεκτικού περιγραφής των υλικών Στην Τέταρτη φάση αφού έχουν αποµακρυνθεί όλοι οι πολλαπλοί κωδικοί7 ακολουθεί η φάση της σύνθεσης του νέου λεκτικού της περιγραφής του υλικού. Βασικό εργαλείο αποτελεί το αρχείο των µοναδικών υλικών τόσο όσον αφορά στις διαστάσεις όσο και στο υλικό. Η διατήρηση ενός σωστού αρχείου αποτελεί τη βάση της εργασίας καθαρισµού.6Ότι δύο ή περισσότεροι κωδικοί αναφέρονται στο ίδιο υλικό. Απαιτείται προσεκτικός χειρισµός κατά την διαδικασία αυτή, πρέπει να επιλεγούν οι κωδικοί που θα παραµείνουν και να γίνουν οι λογιστικές εγγραφές µεταφοράς των υλικών από κωδικό σε κωδικό.7Σκουφά 23 – Κεφαλάρι, 145 62 Κηφισιά Τηλ. 210-8085146 Fax 210-6233231 Email leonnl@gmail.comLEON CONSULTINGΣυγχρονισµός και ευθυγράµµιση των λειτουργιών µε την επιχείρησηΣύµβουλοι Παραγωγικότητας ΕπιχειρήσεωνΣύνδεση του Εξοπλισµού µε τα Υλικά Το «καθαρό» αρχείο υλικών αποτελεί τη βάση για την δηµιουργία του αρχείου σύνδεσης του εγκατεστηµένου εξοπλισµού µε τα υλικά, και την απαρχή για τη δηµιουργία ενός συστήµατος καταγραφής βλαβών το οποίο µπορεί να οδηγήσει την επιχείρηση από το να «τρέχει» πίσω από την «πυροσβεστική» συντήρηση στην «προληπτική» συντήρηση η οποία εστιάζει στην µεγιστοποίηση της διαθεσιµότητας του εξοπλισµού8. Αποτελεσµατικότητα του εξοπλισµούΕστίαση στην ΑξιοπιστίαΣχεδιασµόςΑντίδρασηΠαραδοσιακός∆ιαχείριση σύµφωνα µε τον Προϋπολογισµό. Ο εξοπλισµός συνέχεια απαξιώνεταιΕπισκευή όταν χαλάσει.Επισκευή πριν χαλάσει.Ο εξοπλισµός διατηρείταιΟ εξοπλισµός διατηρείταιΕστίαση στην µεγιστοποίηση της διαθεσιµότητας. Ο εξοπλισµός βελτιώνεται συνεχώςΣυµπέρασµα Όπως προκύπτει από έρευνες πάνω στη ποιότητα των δεδοµένων, που έχουν δει το φώς της δηµοσιότητας προκύπτει ότι µόνο ένα πολύ µικρό ποσοστό των δεδοµένων στα συστήµατα διαφόρων επιχειρήσεων βρίσκονται σε αξιοποιήσιµη µορφή και καταλήγουν µε τα εξής συµπεράσµατα. • • • •Η τεχνολογία από µόνη της δεν είναι σε θέση να βελτιώσει την ποιότητα των δεδοµένων ενός αρχείου. Η στρατηγική της επιχείρησης είναι ελλιπής αν δεν θίγει θέµατα διαχείρισης περιεχοµένου (content management). Ο απαιτούµενος χρόνος και η προσπάθεια για την «επιδιόρθωση» θεµάτων περιεχοµένου δεν πρέπει να υποεκτιµάται. Το κόστος καθαρισµού των περιεχοµένων (content) είναι µικρό σε σχέση µε το όφελος που δηµιουργείται!Ίσως το πιο σηµαντικό «µάθηµα» που έµαθαν πολλές επιχειρήσεις είναι ότι η προσπάθεια διαχείρισης του περιεχοµένου εσωτερικά στην επιχείρηση απορροφά χρόνο και πόρους. Για’ αυτό το λόγο είναι προτιµητέο να ανατίθεται η εργασία αυτή σε ειδικούς συµβούλους που έχουν την απαραίτητη εµπειρία και τις γνώσεις για να φέρουν σε πέρας το έργο αυτό.8Το σύστηµα KKS ενδείκνυται για την εργασία αυτή καθώς συνδέεται µε την κωδικοποίηση κατά ecl@ss ή κατά eOTD.Σκουφά 23 – Κεφαλάρι, 145 62 Κηφισιά Τηλ. 210-8085146 Fax 210-6233231 Email leonnl@gmail.comLEON CONSULTING Σύµβουλοι Παραγωγικότητας ΕπιχειρήσεωνΣυγχρονισµός και ευθυγράµµιση των λειτουργιών µε την επιχείρησηΑΡΘΡΟΓΡΑΦΙΑ - ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ • • • •Why Coding and Classifying Products is Critical to Success in Electronic Commerce (Granada Research, White Paper October 2001) http://www.unspsc.org/AdminFolder/Documents/UNSPSC_White_Paper.doc Best Practices in Spending Analysis -- Cure for a Corporate Epidemic http://www.unspsc.org/AdminFolder/Documents/3Q04-Minahan-BP_Spend_Analysis_Rpt110304f.pdf Why you should use the eOTD (Presentation) http://www.eccma.org/Presentations/Why%20You%20Should%20Use%20the%20eOTD.ppt Έργο Ενιαίας Κωδικοποίησης- αναλεξικογράφησης Υλικών – ∆ΕΗ, Ν.Λεών (Αύγουστος 2007)Σκουφά 23 – Κεφαλάρι, 145 62 Κηφισιά Τηλ. 210-8085146 Fax 210-6233231 Email leonnl@gmail.com