ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΗ ΕΚΔΗΛΩΣΗ ΤΕΕ ΓΙΑ ΤΗ EEΕ-ΤΠΔΠ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΤΕΧΝΙΚΟ ΕΠΙΜΕΛΗΤΗΡΙΟ ΕΛΛΑΔΑΣ ΕΙΔΙΚΗ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΘΕΜΑΤΩΝ “ΤΥΠΟΠΟΙΗΣΗΣ, ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ”Θέμα εισήγησης: «Το πρότυπο ΕΛΟΤ EN ISO 19011:2002» Αίθουσα εκδηλώσεων ΤΕΕ Αθήνα, Τετάρτη 4 Απριλίου 2012Εισηγήτρια: Λένα Τζαβάρα, Πολιτικός Μηχανικός ΛΕΝΑ ΤΖΑΒΑΡΑ Πολιτικός Μηχανικός1Εισαγωγή Οι σειρές προτύπων ISO 9000 και ISO 14000 τονίζουν την σημασία των επιθεωρήσεων σαν εργαλείο για την παρακολούθηση και επιβεβαίωση της αποτελεσματικής εφαρμογής των πολιτικών ποιότητας/ περιβάλλοντος/υγείας και ασφάλειας κλπ. Οι επιθεωρήσεις εξάλλου αποτελούν σημαντικό μέρος της διαδικασίας της «αξιολόγησης της συμμόρφωσης» είτε για πιστοποίηση/διακρίβωση είτε για εκτίμηση και επιτήρηση μερών της εφοδιαστικής αλυσίδας. ΛΕΝΑ ΤΖΑΒΑΡΑ Πολιτικός Μηχανικός2Το πρότυπο ISO 19011:2002 Το διεθνές πρότυπο ISO 19011:2002, που αντικατέστησε τα πρότυπα • ISO 10011-1:1990 • ISO 10011-2:1990 • ISO 10011-3:1990 • ISO 14010:1996 • ISO 14011:1996 • ISO 14012:1996 και αποτελεί ελληνικό και ευρωπαϊκό πρότυπο ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 19011:2002 Δίνει οδηγίες • για τα προγράμματα επιθεωρήσεων • για το περιεχόμενο των επιθεωρήσεων, εσωτερικών ή εξωτερικών, συστημάτων διαχείρισης (ποιότητας ή/και περιβάλλοντος) καθώς και • για τα προσόντα και την αξιολόγηση των επιθεωρητώνΛΕΝΑ ΤΖΑΒΑΡΑ Πολιτικός Μηχανικός3Τα περιεχόμενα του προτύπου Το πρότυπο περιλαμβάνει 7 άρθρα Στο 1ο άρθρο αναφέρεται ο σκοπός Στο 2ο άρθρο παρατίθενται οι κανονιστικές αναφορές Στο 3ο άρθρο δίδονται οι όροι και οι ορισμοί των αναφορών Στο 4ο άρθρο περιγράφονται οι αρχές της επιθεώρησης και οι οποίες βοηθούν στο να γίνουν κατανοητά στην ουσία τους τα αναφερόμενα στα άρθρα 5,6,7 Στο άρθρο 5 δίνονται κατευθύνσεις για το πως γίνεται ένα πρόγραμμα επιθεώρησης Στο άρθρο 6 δίνονται κατευθύνσεις για το πως πραγματοποιείται μία επιθεώρηση και Στο άρθρο 7 δίνονται κατευθύνσεις για τα χαρακτηριστικά (προσόντα), που πρέπει να διαθέτουν οι επιθεωρητές καθώς και η διαδικασία αξιολόγησής 4 τους. ΛΕΝΑ ΤΖΑΒΑΡΑ Πολιτικός ΜηχανικόςΤί είναι? ΜΕΡΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ ••• • • •Επιθεώρηση (3.9.1) Συστηματική, ανεξάρτητη και τεκμηριωμένη διεργασία για τη λήψη αποδεικτικού υλικού της επιθεώρησης και την αντικειμενική αξιολόγησή του, με σκοπό τον προσδιορισμό του βαθμού στον οποίο πληρούνται τα κριτήρια της επιθεώρησης Πρόγραμμα της επιθεώρησης (3.9.2) Σύνολο μίας ή περισσότερων επιθεωρήσεων οι οποίες έχουν σχεδιασθεί για ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα και κατευθύνονται προς έναν καθορισμένο σκοπό. Πελάτης της επιθεώρησης (3.9.7) Οργανισμός ή πρόσωπο το οποίο αιτείται επιθεώρηση Επιθεωρούμενος (3.9.8) Οργανισμός υποβαλλόμενος σε επιθεώρηση Ευρήματα της επιθεώρησης (3.9.5) Τα αποτελέσματα της αξιολόγησης του συλλεχθέντος αποδεικτικού υλικού της επιθεώρησης ως προς τα κριτήρια της επιθεώρησης. ΛΕΝΑ ΤΖΑΒΑΡΑ Πολιτικός Μηχανικός5 5Τί είναι? ΜΕΡΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ •• ••• •Κριτήρια της επιθεώρησης (3.9.3) Το σύνολο των πολιτικών, των διαδικασιών ή των απαιτήσεων που χρησιμοποιούνται ως αναφορά. Ομάδα επιθεώρησης (3.9.10) Ένας ή περισσότεροι επιθεωρητές οι οποίοι διενεργούν επιθεώρηση Αποδεικτικό υλικό της επιθεώρησης (3.9.4) Αρχεία, ρητές δηλώσεις γεγονότων ή άλλες πληροφορίες, συναφή με τα κριτήρια της επιθεώρησης και επαληθεύσιμα. Τεχνικός εμπειρογνώμων (3.9.11) Πρόσωπο το οποίο παρέχει εξειδικευμένη γνώση ή εμπειρογνωμοσύνη σε ότι αφορά το προς επιθεώρηση αντικείμενο. Επιθεωρητής (3.9.9) Πρόσωπο το οποίο διαθέτει την ικανότητα να διενεργεί επιθεώρηση Συμπεράσματα της επιθεώρησης (3.9.6) Το αποτέλεσμα μίας επιθεώρησης το οποίο δίνεται από την ομάδα επιθεώρησης ύστερα από την εξέταση των αντικειμενικών σκοπών της επιθεώρησης και όλων των ευρημάτων της 6 επιθεώρησης. ΛΕΝΑ ΤΖΑΒΑΡΑ Πολιτικός ΜηχανικόςΟι Αρχές της Επιθεώρησης Η επιθεώρηση διέπεται από μερικές αρχές Είναι αυτές που κάνουν την επιθεώρηση ένα αποτελεσματικό και αξιόπιστο εργαλείο στην υπηρεσία των πολιτικών, που δίνει πληροφορίες για το τί πρέπει να κάνει ένας οργανισμός προκειμένου να βελτιώσει την αποδοτικότητά του. Οι αρχές είναι: • Διεξαγωγή με ήθος: Το θεμέλιο του επαγγελματισμού (Εμπιστοσύνη, διακριτικότητα, εμπιστευτικότητα, ακεραιότητα κλπ)•Δίκαιη παρουσία: Η υποχρέωση του αναφέρεσθαι με ειλικρίνεια και ακρίβεια Ευρήματα, συμπεράσματα και αναφορές αντικατοπτρίζουν τις ενέργειες που έγιναν κατα την διάρκεια της επιθεώρησης.•Επαγγελματικό ενδιαφέρον: Η εφαρμογή της επιμέλειας και της κρίσης στην επιθεώρηση Οι επιθεωρητές δείχνουν ενδιαφέρον ανάλογο της σημασίας του σκοπού που υπηρετούν και της εμπιστοσύνης με την οποία τους τιμούν ΛΕΝΑ ΤΖΑΒΑΡΑ Πολιτικός Μηχανικός7Οι Αρχές της Επιθεώρησης Και ακόμα • Ανεξαρτησία: Η βάση της αμεροληψίας της επιθεώρησης και της αντικειμενικότητας των συμπερασμάτων • Στοιχειοθετημένη προσέγγιση: Η λογική μέθοδος προκειμένου να βρεθούν αξιόπιστα και αξιοποιήσιμα συμπεράσματα σε μια συστηματική διαδικασία ΣΗΜΕΙΩΣΗΔιακρίνουμε Επιθεωρήσεις: • Εσωτερικές (1ου μέρους)  • Εξωτερικές (2ου μέρους & 3ου μέρους)ΛΕΝΑ ΤΖΑΒΑΡΑ Πολιτικός Μηχανικός8Το πρόγραμμα της Επιθεώρησης• είναι ευθύνη της ανώτατης διοίκησης να οργανώσει ένα πρόγραμμα επιθεωρήσεως, δηλαδή • να σχεδιάσει, εφαρμόσει, παρακολουθεί, ανασκοπεί και βελτιώνει το πρόγραμμα και • προσδιορίζει και εξασφαλίζει τους αναγκαίους πόρους για την υλοποίησή τουΛΕΝΑ ΤΖΑΒΑΡΑ Πολιτικός Μηχανικός9ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ Ο ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ •Αντικείμενο και πεδίο •Υπευθυνότητες •Πόροι •ΔιαδικασίεςΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣACTΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟ Σ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ•Προγραμματισμός των επιθεωρήσεων •Αξιολόγηση των επιθεωρητών •Δημιουργία των ομάδων επιθεώρησης •Καθοδήγηση των επιθεωρήσεων •Τήρηση αρχείωνΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ •Παρακολούθηση και ανασκόπηση •Εντοπισμός ανάγκης διορθωτικών ή προληπτικών ενεργειών •Εντοπισμός ευκαιριών βελτίωσηςΛΕΝΑ ΤΖΑΒΑΡΑ Πολιτικός ΜηχανικόςPLANΠΡΟΣΟΝΤΑ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΩΝ ΕΠΙΘΕΩΡΗΤΩΝDOΗ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗCHECK10ΣΥΛΛΟΓΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΞΑΓΩΓΗ ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΩΝ ΠΗΓΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝΣΥΓΚΕΝΤΡΩΣΗ ΜΕ ΚΑΤΑΛΛΗΛΗ ΔΕΙΓΜΑΤΟΛΗΨΙΑ ΚΑΙ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΑ ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ ΕΥΡΗΜΑΤΑ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ ΛΕΝΑ ΤΖΑΒΑΡΑ Πολιτικός Μηχανικός11Πώς? Ρωτώντας: Τί Πώς Ποιός Πότε Πού ΓιατίΧρησιμοποιώντας Όραση Ακοή Όσφρηση Γεύση Αφήαλλά και την αίσθηση της ατμόσφαιραςΛΕΝΑ ΤΖΑΒΑΡΑ Πολιτικός Μηχανικός12Η ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ (AUDIT ACTIVITIES) ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗΝ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΗ ΕΠΙ ΤΟΠΟΥ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΚαθορισμός του επικεφαλής της ομάδας Προσδιορισμός του αντικειμένου, του πεδίου και των κριτηρίων Επιλογή της ομάδας Διευθέτηση της αρχικής επαφής με τον επιθεωρούμενοΗ εισαγωγική συνάντηση Επικοινωνία κατα την διάρκεια της επιθεώρησης Ρόλοι και υπευθυνότητες οδηγών και παρατηρητών Συγκέντρωση και επιβεβαίωση πληροφοριών Προετοιμασία των συμπερασμάτων Η καταληκτική συνάντησηΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ ΤΗΣ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Ανασκόπηση της τεκμηρίωσης του σχετικού συστήματος και των αρχείων και προσδιορισμός της επάρκειας σύμφωνα με τα κριτήρια επιθεώρησηςΣΥΝΤΑΞΗ, ΕΓΚΡΙΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΝΟΜΗ ΤΗΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙ ΤΟΠΟΥ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣΠροετοιμασία του πλανου επιθεώρησης Καθορισμός εργασιών στα μέλη της ομάδας Προετοιμασία των εγγράφων εργασίας (πεδίου)Σύνταξη της αναφοράς επιθεώρησης Εγκριση και διανομή τηςΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ (FOLLOW UP)ΛΕΝΑ ΤΖΑΒΑΡΑ Πολιτικός Μηχανικός13Προσωπικά χαρακτηριστικά Επιθεωρητή Ηθικός (πχ δίκαιος, έμπιστος, ειλικρινής, έντιμος, διακριτικός) Ανοιχτόμυαλος Διπλωμάτης Παρατηρητικός Αντιληπτικός Εύστροφος Επίμονος Αποφασιστικός με Αυτοπεποίθηση ΛΕΝΑ ΤΖΑΒΑΡΑ Πολιτικός Μηχανικός14Τα περιεχόμενα της Αναφοράς Επιθεώρησης Η σύνταξη καθώς και η πληρότητα, η σαφήνεια, η ορθότητα και ακρίβεια της αναφοράς επιθεώρησης είναι ευθύνη του επικεφαλής της ομάδας επιθεώρησης Θα πρέπει επίσης να συμπεριλαμβάνονται σ’ αυτή: Το σκοπό (αντικείμενο) της επιθεώρησης Το πεδίο αναφοράς, με προσδιορισμό των τμημάτων του οργανισμού καθώς και των διεργασιών που επιθεωρήθηκαν με παράλληλη αναφορά του σχετικού χρόνου Προσδιορισμός των επιθεωρούμενων Προσδιορισμός της ομάδας επιθεώρησης και του επικεφαλής ημερομηνίες και τόπο για τις επι τόπου επιθεωρήσεις Τα κριτήρια της επιθεώρησης Τα ευρήματα της επιθεώρησης Τα συμπεράσματα της επιθεώρησηςΛΕΝΑ ΤΖΑΒΑΡΑ Πολιτικός Μηχανικός15Τα περιεχόμενα της Αναφοράς Επιθεώρησης Ακόμη δυνατόν να περιλαμβάνει Το πλάνο επιθεώρησης Κατάλογο με τους εκπροσώπους του επιθεωρούμενου Σύντομη περιγραφή της διαδικασίας, περιλαμβάνοντας τυχόν εμπόδια ή δυσκολίες που πιθανόν να επηρεάζουν την αξιοπιστία των αποτελεσμάτων Επιβεβαίωση ότι το αντικείμενο καλύφθηκε στο πεδίο αναφοράς που είχε προγραμματισθεί Περιοχές που δεν καλύφθηκαν αν και ήσαν εντός του πεδίου αναφοράς Προτάσεις βελτιώσεις, εάν περιλαμβάνεται στο σκοπό/αντικείμενο Συμφωνημένες περαιτέρω ενέργειες (follow up) Δήλωση εμπιστευτικότητας των πληροφοριών Τον κατάλογο παραληπτών της αναφοράς ΛΕΝΑ ΤΖΑΒΑΡΑ Πολιτικός Μηχανικός16